Individuelle Büroplanung

« So schlägst du beim Konzept den optimalen Kurs ein! »

Wenn du eine gigantische Firmenzentrale für unzählige Beschäftigte aufmöbeln möchtest, steht fest: Profis werden angeheuert, oder das komplexe Projekt geht baden. Anders sieht es aus, wenn du endlich deine Geschäftsidee mit einer kleinen Crew umsetzen möchtest und das Budget für die Büroeinrichtung knapp ist. Dann ist jeder Tipp willkommen, der dir für die individuelle Büroplanung ins Netz geht. Los geht’s!

Sondiere das optimale Arbeitsklima für den Erfolgskurs!

Angesagt sind dynamische Open-Space-Konzepte, bei denen das Interieur so lässig wirkt wie die moderne Wohnungseinrichtung. Weil du beim Anheuern der Fachkräfte mit Sinn für Zeitgeist und Stil imponieren möchtest, steht somit das Bürokonzept fest und der Beutezug rund um Büromöbel kann beginnen. Stopp! So setzt du die Büroplanung und einen beträchtlichen Teil des Budgets in den Sand, weil du aufwendig nachbessern musst.

Zuerst muss dir klar werden, welche Arbeitsweisen bei deiner Branche im Vordergrund stehen. Ist für die Effizienz bei den Kerntätigkeiten bedingungslose Ruhe und höchste Konzentration gefragt? Oder segelt man mit agiler Teamarbeit und lebhafter Kommunikation bei deinem Geschäftsfeld den Erfolgen entgegen?

Solche Fragen zur Büroeinrichtung lassen sich nur beantworten, wenn du alle Arbeitsabläufe mit Liebe zum Detail gedanklich durchspielst, damit dir keine anfallenden Aufgaben und die dafür optimalen Rahmenbedingungen durch das Netz rutschen. Falls du Fachkräfte an Bord holen wirst, deren Workflow du nicht kennst, solltest du Insider befragen, bevor die individuelle Büroplanung startet.

Zück das Sehrohr, um Bürokonzepte zu mustern!

Passend zu den ermittelten Anforderungen wählst du ein Bürokonzept, wobei jede Variante mit Pluspunkten und Nachteilen aufwartet:

Das Einzelbüro ist störungsfrei und für Tätigkeit mit hohem Bedarf bei Konzentration und Privatsphäre ideal. Es schluckt aber viel Fläche und nimmt dem konstruktiven Austausch viel Wind aus den Segeln.

Gruppenbüros ermöglichen flinke Arbeitsfortschritte innerhalb der kleinen Teams, bringen aber gegenseitige Störungen mit sich und bremsen abteilungsübergreifende Aha-Effekte aus.

Großraumlösungen erhöhen die Produktivität, wenn viele Crewmitglieder ständig ihre Zusammenarbeit aufeinander abstimmen müssen. Obwohl bei der Raumplanung die Fläche häufig für Arbeitsgruppen unterteilt wird – etwa durch Pflanzgefäße oder Trennwände – ist der Schallschutz eine Herausforderung, damit die Konzentration nicht über Bord geht.

Shared-Desk-Büroplanung

Vom Open-Space-Konzept wird bei der Büroplanung gesprochen, wenn im weitläufigen Raum die Einzelarbeitsplätze vorwiegend frei genutzt werden können und sich

offene Treffpunkte für Meetings,
Lounge-Ecken für entspannte Aufgaben,
geschlossene Besprechungsräume für den fokussierten Austausch und
Akustikkabinen für den spontanen Rückzug hinzugesellen.

Das Bürokonzept punktet mit hoher Anpassungsfähigkeit und Spontanität, kann aber schon durch kleine Fehler bei der Raumplanung zu ablenkungsintensiv werden und demnach baden gehen.

Kleine Einzelbüros

Der goldene Mittelweg ist eine kombinierte Büroeinrichtung mit Einzelbüros, die häufig durch Verglasung von den zentralen Gemeinschaftszonen für Teamarbeit, Meetings und Pausen getrennt sind. Bei der grundlegenden Büroplanung solltest du auch berücksichtigen, inwieweit Homeoffice-Phasen eine Rolle spielen werden.

Erst Regelwerke abfischen, dann Büroeinrichtung skizzieren!

Die Chancen stehen gut, dass du die attraktivsten Ideen aus den konkurrierenden Bürokonzepten abfischst und eine Mischform ansteuerst. Sobald grundsätzlich feststeht, worauf die individuelle Büroplanung hinauslaufen soll, startet deshalb die Zonierung. Bevor du einzelnen Bereichen eine Funktion zuteilst, solltest du einige Navigationshilfen an Land ziehen.

Denn Regelwerke wie die Arbeitsstättenverordnung geben vielfach den Kurs bei der Raumnutzung vor. Erwünscht ist beispielsweise für stundenlang andauernde Bürotätigkeiten der Blick ins Freie, wodurch sich solche Arbeitsbereiche meist an der Fensterfront finden.

Ratsam ist eine sinnvolle Distanz zwischen geräuschintensiven Treffpunkten und Zonen für konzentrierte Aufgaben. Eine kluge Büroorganisation bedenkt auch gängige Abläufe, um einerseits unnötige Wege zu sparen und die Mitarbeiter andererseits regelmäßig etwas in Bewegung zu bringen.

Zum Beispiel: Wenn nur sporadisch gedruckt wird, bietet sich bei der Büroeinrichtung die Unterbringung der Geräte im dezentralen Technikraum an. Das mindert den Geräuschpegel im Büro und kommt der Gesundheit zugute. Spuckt der Printer im engmaschigen Takt sofort benötigte Materialien aus, wäre diese Idee bei der Büroplanung ineffizient und eine Meuterei der Crew vorprogrammiert.

Fürs effiziente Vorankommen so wichtig wie ein Schiffsmotor: Workflow-Analyse für die Arbeitsplatzoptimierung

Bevor du die Netze nach einer Büroeinrichtung auswirfst, ist ein weiterer Zwischenschritt empfehlenswert. Es hängt stark von der Tätigkeit ab, welche und wie viele Hilfsmittel benötigt werden. Trotz Digitalisierung sammeln sich beispielsweise beim Personalmanagement viele Dokumente an, während in der Grafikabteilung etwa riesige Monitore und zusätzliche Eingabegeräte auf dem Arbeitstisch thronen.

Listen zum benötigten Equipment und zu den typischen Handgriffen am Arbeitsplatz gleichen einem Kompass. Mit ihnen lässt sich eine ineffiziente Büroorganisation umschiffen und dafür sorgen, dass die Motivation vom Einstempeln bis zum Feierabend anhält.

Schlachtplan für die wohltuenden und inspirierenden Highlights an Deck

Selbst wenn die Raumplanung geschickt ist oder das Büro-Deck bei deiner Jungfernfahrt ins Geschäftsleben eher klein ausfallen wird, ergibt sich die gute Akustik im Büro nicht von selbst. Die Erfahrung zeigt, dass sogar ein winziges Apartment eindrucksvoll nachhallen kann, wenn es spärlich oder falsch möbliert ist. Für die Arbeitsplatzgestaltung solltest du deshalb Büroeinrichtung abgreifen, die jenseits der integrierten Akustikpaneele an Wänden oder Decken und dem schallschluckenden Bodenbelag etwas Lärm absorbieren.

Ohne ganzheitliches Wohlbefinden sind Flauten bei der Produktivität vorprogrammiert. Sorge bei der Büroeinrichtung für einen guten Mix aus ästhetischer Klarheit, auflockernden Details und warmen Aspekten. Für das gesunde Raumklima sind neben der guten Belüftung auch Pflanzen wichtig. Deine Kompetenz als Kapitän unterstreichst du, wenn zumindest punktuell die Materialien und Dekorationselemente einen Link zur Geschäftsidee setzen. Eingestreute Farbtupfer sollten möglichst an deiner Branche oder am Logo andocken.

Eigeninitiative bei der Arbeitsplatzgestaltung, aber Profis fürs Technische anheuern!

Jetzt darfst du endlich die Anker lichten, um Büromöbel für die Arbeitsplatzgestaltung zu erbeuten! Vergiss dabei nicht, gängige Vorschriften zu beachten – beispielsweise zur Mindestgröße von Arbeitsplätzen, zu komfortablen, verstellbaren Schreibtischen oder der Ergonomie von Bürostühlen. Achte auch darauf, bei der Einrichtung für Abwechslung zu sorgen – bezüglich der Körperhaltung und der Atmosphäre.

Vermisst du Tipps zur Beleuchtung oder technischen Infrastruktur? Mit etwas Glück hat der Innenarchitekt in der angemieteten Immobilie für eine Grundausstattung mit blendfreien Deckenleuchten, blitzschnellen Internetzugängen und dezentralen Stromanschlüssen gesorgt. Dann genügt es, passend zur Raumplanung einzelne Standleuchten oder Schreibtischleuchten abzufischen.

Ansonsten kommst du auch bei der individuellen Büroplanung nicht drumherum, dafür einen Fachbetrieb ins Boot zu holen. Professionelle Licht- und Technikkonzepte sind mit Eingriffen an der Bausubstanz und umfangreichen Elektroinstallationen verbunden, die für Laien zu heikel sind.