Geteilter Schreibtisch – Desk Sharing Konzepte Vor- und Nachteile

Durch Homeoffice und Remote Work bleiben viele Arbeitsbereiche in Unternehmen ungenutzt, die ein großes Einsparpotential bieten. Vielmehr nutzen viele Unternehmen die Vorteile von Desk Sharing, um ihre Büros besser zu organisieren und auszulasten. Deine Matrosen müssen sich dann die Arbeitsplätze teilen. Worauf Du beim Desk Sharing achten musst und wie es Deine Mannschaft am besten nutzen kann, verraten wir Dir hier.

Was ist Desk Sharing und welche Modelle gibt es?

Der Begriff Desk Sharing oder Desksharing drückt aus, dass alle vorhandenen Arbeitsplätze innerhalb eines Unternehmens flexibel zugeteilt werden, während sich die Mitarbeiter einen Schreibtisch teilen. Dabei können sie immer wieder neu entscheiden, von welchem Büro aus sie ihrer Arbeit nachgehen möchten. So entsteht ein hohes Maß an Flexibilität in Deiner Crew und die Kollegen können sich unkompliziert zu gemeinsamen Projekten zusammensetzen. Allerdings ist dafür ein Zeitplan notwendig, wer wann und wo arbeitet, sonst hast Du auf einmal zu viele Matrosen in den Wanten auf Deinem Schiff. Bei diesem Konzept sparst Du nicht nur Büroflächen ein, sondern auch Geld, dass Deiner Schatzkiste zugutekommt. Aber ohne eine flexible Büroeinrichtung funktioniert es nicht.

Es gibt folgende Modelle des Desk Sharing Konzepts:

Hot Desking

Beim Hot Desking oder auch Open Desk Konzept wird Mitarbeitern kein fester geteilter Schreibtisch zugewiesen, sondern sie wählen täglich einen frei verfügbaren Arbeitsplatz aus. Das fördert einerseits eine flexible Zusammenarbeit im Unternehmen, aber es bedarf einer transparenten Open Desk Richtlinie, um Konflikte zu vermeiden.

Homeoffice in Kombination mit Desk Sharing

Wenn aufgrund von Homeoffice täglich nur ein Teil der Kollegen zur selben Zeit im Büro arbeiten, bieten sich Shared Desks perfekt an. Arbeitnehmer können feste Arbeitsplätze reduzieren und Kosten einsparen. Darüber hinaus können die Angestellten ihre Work-Life-Balance verbessern, in dem sie abwechselnd von zu Hause aus und in der Firma arbeiten.

Desk Booking und Office Hoteling

Dieses Konzept eignet sich perfekt für Außendienstmitarbeiter, zum Beispiel in Beratungs- und Immobilienunternehmen. Bei Bedarf können sie einen Arbeitsplatz reservieren, für den sie sogar ihre eigene Sprachmailbox und Telefondurchwahl behalten können. Manche Unternehmen haben dafür spezielle Räume, die sogar mit einem Essensservice ausgestattet sind.

Activity-Based Working (ABW)

Hierbei wählen die Arbeitnehmer ihren Wechselarbeitsplatz passend zu ihren Aufgaben aus, die sich täglich ändern können. Eine Variante des ABW ist das zonenbasierte Desk Sharing Konzept, bei dem das Büro in verschiedene Zonen aufgeteilt ist und damit den verschiedenen Teams unterschiedliche Arbeitsumgebungen bieten kann. Das bietet sich perfekt an, wenn in manchen Bereichen dynamisch in Gruppen gearbeitet werden muss, während in anderen Bereichen konzentriertes Arbeiten notwendig ist.

Was muss ich bei der Auswahl der Büroausstattung für das Desk Sharing Konzept beachten?

Plane verschiedene Arbeitsbereiche ein

Da jeder Mitarbeiter eine andere Arbeitsweise hat, ist es wichtig, dass Du Deinen Angestellten verschiedene Arbeitsplätze anbietest, in denen Projekt- oder Einzelarbeiten möglich sind. Um sie effektiv voneinander abzutrennen sind komfortable Trennwände perfekt.

Stelle ergonomische Arbeitsplätze zur Verfügung, die auf Desk Sharing ausgerichtet sind

Damit jeder Angestellte an jedem Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Arbeitszeiten arbeiten kann, sollten an jedem Arbeitsplatz höhenverstellbare Schreibtische mit Workstations zur Verfügung stehen. Ein höhenverstellbarer Bürostuhl und eine sind ebenso ein Muss, damit sich Deine Matrosen auf Deinem Schiff wohlfühlen und volle Leistung bringen. Mit höhenverstellbaren Schreibtischen und Stühlen werden Haltungsschäden vermieden.

Plane Platz für persönliche Arbeitsmittel ein

Wenn Deinen Angestellten keine eigenen höhenverstellbare Schreibtische zur Verfügung stehen, dann müssen sie ihre Arbeitsmittel sicher im Büro verstauen können. Schließfächer und abschließbare Ablagebereiche bieten den notwendigen Stauraum, in dem zum Beispiel persönliche Gegenstände, Dokumente oder auch Laptops untergebracht werden können. Auch Spinde und Schränke sind wichtig, um größere Gegenstände aufzubewahren.

Nutze digitale Lösungen zur Arbeitsplatzverwaltung

Für die Verwaltung der Arbeitsbereiche ist eine Desk Sharing Software unerlässlich, um einen Überblick über die Schreibtischbelegung und Reservierung der Arbeitsbereiche zu erhalten.

Achte auch auf Rückzugsmöglichkeiten und kreative Ecken in den Büros

Neben verschiedenen Bereichen für Einzel- und Teamarbeit sollte es auch Rückzugsmöglichkeiten und eine Kreativecke geben. Damit kann zum Beispiel ein guter Wechsel zwischen kreativem und konzentriertem Arbeiten stattfinden. Während in den ruhigeren Bereichen der Lautstärkepegel nicht so hoch sein soll, fördert ein Geräuschpegel von circa 70 Dezibel im Kreativbereich die Kreativität. Das ist ungefähr die Lautstärke in einem Restaurant oder Café.

Dekoriere die Arbeitsbereiche mit Pflanzen

Mit Pflanzen auf den Fensterbrettern oder in der Nähe der Schreibtische bringst Du eine natürliche Note in die Büroatmosphäre. Darüber hinaus kann die Farbe Grün zur Steigerung des Wohlbefindens Deiner Crew beitragen. Pflanzgefäße mit Hydrokulturen sind hierfür zum Beispiel hervorragend geeignet, da sie wenig Gießaufwand benötigen. Manche Mitarbeiter bringen auch gerne eine eigene Pflanze mit, um die sich auch gerne die Kollegen gemeinsam kümmern.

Welche Vor- und Nachteile hat ein Desk Sharing Konzept?

Vorteile von Desk Sharing

Optimale Produktivität:

Durch die flexible Arbeitsumgebung kommt es zu einer höheren Produktivität. Denn das Desk Sharing Konzept ermöglicht jedem Deiner Matrosen, seinen Arbeitsbereich entsprechend seiner Aufgaben und seinen Bedürfnissen zu wählen, sodass sich seine Leistung erhöht. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei seinem Arbeitsbereich um ein Projektmeeting, um einen Kreativbereich oder einen Besprechungsraum handelt.

Effiziente Raumnutzung und Kosteneinsparung:

Beim Desk Sharing werden Räume effizient genutzt, da ein einziger höhenverstellbarer Schreibtisch und höhenverstellbarer Bürostuhl an verschiedenen Tagen und Tageszeiten immer wieder von anderen Mitarbeitern verwendet wird. Zum Beispiel werden dann statt 20 nur 10 Schreibtische gebraucht. Damit lassen sich die angemieteten Büroflächen verkleinern und mit diesen Einsparungen qualitativ hochwertigere Büromöbelserien kaufen. Darüber hinaus werden auf lange Sicht regelmäßig Nebenkosten eingespart.

Bessere Zusammenarbeit Deiner Crew:

Dadurch, dass Deine Matrosen jeden Tag mit einem anderen Crewmitglied zusammensitzen, lernen sie nach und nach alle Kollegen kennen. Durch die Gespräche ergeben sich neue Ideen und eine bessere Zusammenarbeit.

Besseres Betriebsklima:

Ein geteilter Schreibtisch bietet die Möglichkeit, nicht nur Kollegen, sondern auch manchmal Vorgesetzten gegenüberzusitzen, zum Beispiel Teamchefs. Das erleichtert insgesamt die Kommunikation in Deiner Mannschaft und schafft ein angenehmes Betriebsklima.

Nachteile von Desk Sharing

Arbeitsplatzkonflikte und Stresssituationen:

Für manche Crewmitglieder kann das Arbeitsplatz-Sharing mit Stress verbunden sein, wenn sie sich immer wieder einen anderen freien Arbeitsbereich suchen müssen. Unter Umstände kann das auch zu Konflikten führen. Doch mit einer guten Reservierungssoftware sollte das verhinderbar sein.

Fehlende Identifikation mancher Arbeitnehmer:

Da es keinen fest zugeordneten Arbeitsplatz gibt, können sich manche Mitarbeiter nur sehr schlecht mit ihrem Arbeitsbereich identifizieren. Damit kann die Mitarbeiterverbindung und Zufriedenheit beeinträchtigt werden.

Hohe technische Anforderungen an Büromöbel:

Für das Desk Sharing Konzept muss ein geteilter Schreibtisch optimal ausgerüstet werden. Nur so können ihn alle Mitarbeiter nutzen. Die Anschaffung für diese technische Ausrüstung, zum Beispiel Zugriffskontrollen, Monitorerhöhung oder höhenverstellbarer und ergonomischer Bürostuhl, verursacht Kosten. Doch im Gegenzug werden durch Einsparung von Raum Kosten gespart.

Muss ich den Betriebsrat mit in die Planung für das Desk Sharing Konzept einbeziehen?

Ja, es ist besser den Betriebsrat immer mit einzubeziehen, da Du seine Zustimmung brauchst und ihm gegenüber informationspflichtig bist.