Konferenzraum einrichten – 8 Tipps für effiziente Räume im Unternehmen

Kundengespräch, Team-Meeting oder Geschäftsverhandlung: das sind wichtige Gespräche, die in einem Konferenzraum stattfinden, der entsprechend eingerichtet und gestaltet sein sollte. Dieser Raum hat nicht nur wichtige Aufgaben zu erfüllen, sondern ist auch eine Art Visitenkarte für Dein Unternehmen. Als Kapitän deiner Mannschaft solltest Du bei der Gestaltung des Konferenzraumes also nichts dem Zufall überlassen. Im Konferenzraum gewinnst du Kunden und neue Mitarbeiter, überzeugst Kollegen und schulst Partner. Hier findest Du 8 wichtige Tipps, wie Profis einen Konferenzraum einrichten und worauf Sie bei der Gestaltung achten.

Braucht jedes Unternehmen einen Konferenzraum?

Dein Konferenzraum ist ein Raum, der speziell für Seminare, Konferenzen, Kundengespräche, Meetings, Besprechungen und Geschäftsverhandlungen konzipiert ist. Dementsprechend solltest Du ihn möblieren, bzw. einrichten. Große Unternehmen besitzen mehrere solcher Räume für unterschiedliche Unternehmensbereiche, während in kleinen Unternehmen meist nur ein Besprechungsraum zur Verfügung steht. Konferenzräume sind mit entsprechenden Stühlen, Tischen und technischen Mitteln ausgestattet, die die Kommunikation gewährleisten.

Tipp 1: Achte auf flexible und hochwertige Konferenztische

In einem Konferenzraum dürfen hochwertige Konferenztische natürlich nicht fehlen. In einem kleinen Besprechungsraum reicht allerdings nur ein großer Konferenztisch, den Du in der Mitte des Raumes platzierst. Er kann zum Beispiel eine ovale oder runde Form haben, je nachdem wie der Konferenzraum geschnitten ist. Wichtig ist immer, dass alle Personen, die am Meeting oder der Kundenbesprechung teilnehmen, den Blickkontakt halten können.

Beispielsweise bei 30 Teilnehmern einer Konferenz sitzen sich 14 Personen gegenüber und 2 an den Enden. Damit jeder Person mindestens 0,65 Meter Platz zur Verfügung steht, sollte der Tisch eine Mindestlänge von 9 Metern besitzen.

Der Konferenztisch sollte also ausreichend groß sein, damit jeder Gesprächsteilnehmer in einer Besprechung seine Unterlagen bereitlegen, Getränke abstellen und eventuell seinen Laptop aufstellen kann. Als besonders flexibel beim Einrichten erweisen sich trapezförmige Konferenztische für Schulungen, erweiterbare Gesprächsrunden und andere Gelegenheiten. Besonders in Seminarräumen oder wenn es funktional sein darf, empfehlen wir die Trapeztische von Travel Line. Sucht der pure Konferenzraum einen kleinen Eyecatcher empfehlen wir den Besprechungstisch PARTHOS aus PET-Filz und Polsterresten für 2 – 12 Personen. Hier heben pflegeleichte, widerstandsfähige und stilvolle Materialien der Tische die Seriosität und Professionalität Deines Unternehmens hervor. Den Tisch gibt es in vielen  Farbkombinationen, sodass, er auch wunderbar zur Corporate Identity des Unternehmens passen darf.

Tipp 2: Wähle die Größe und Beschaffenheit des Konferenzraumes nach den Bedürfnissen Deines Unternehmens aus

In Abhängigkeit der Bedürfnisse eines Unternehmens kann ein Schulungs- und Konferenzraum in seiner Größe sehr stark variieren. Auch die Beschaffenheit ist nicht immer gleich und muss beim Einrichten des Konferenzraumes Beachtung finden. Für nur kurze Meetings reichen zum Beispiel kleine Räume ohne Tageslicht aus, aber für ein größeres Vorhaben sollte es ein Raum mit Tageslicht sein. Achte darauf, dass an einer Wand ausreichend Platz für Schränke und Sideboards ist, um zum Beispiel Getränke oder Obst bereithalten zu können.

Bei 30 Teilnehmern für eine Schulung sollte der Raum mindestens 143 Quadratmeter groß sein. Dabei werden 3 Reihen mit je 10 Arbeitsplätzen eingerichtet, mit einem Mittelgang in jeder Reihe. Der Platz für Schränke ist dabei noch nicht inbegriffen.

Tipp 3: Einrichten mit ergonomischen Konferenzstühlen, um ein angenehmes Sitzen zu gewährleisten

Für längeres Sitzen gewährleisten Vierfußstühle eine optimale und bequeme Sitzhaltung. Darüber hinaus sollten sie mit einer verstellbaren, ergonomischen Rückenlehne und einer guten Polsterung ausgestattet sein.

Ein Konferenzstuhl oder auch Besucherstuhl sollte optisch zum Konferenztisch passen. Hat der Tisch Beine aus Chrom, so fügt sich ein Konferenzstuhl mit einem Chromgestell harmonisch in die Einrichtung ein. Achte immer auf eine stilvolle Optik, damit sich Deine Mannschaft und Deine Gäste an Bord stets wohlfühlen.

Tipp 4: Stelle ausreichend Technik zur Verfügung, um optimales Arbeiten zu erleichtern

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an die technische Ausstattung eines Konferenzraumes. Doch zumindest sollte ein gewisser Standard vorhanden sein. Dazu gehört zum Beispiel Präsentationstechnik wie Leinwände, Beamer, Business Monitore und Freisprecheinrichtungen. Ebenso wichtig ist es, klassische Präsentationsmittel wie Flipcharts, Whiteboards und Moderationszubehör bereitzustellen.

Tipp 5: Achte auf eine harmonische Farbgebung von Wänden und Büromöbeln

Mit den passenden Farben an Wänden, Böden und Büromöbeln im Konferenzraum kannst Du für eine optimale Atmosphäre für Gespräche und Schulungen sorgen. Zum Beispiel kann die Farbe Blau sich positiv auf die Konzentration und Kreativität der sich im Konferenzsaal aufhaltenden Personen beitragen, während Grün ein Gefühl von Sicherheit und Harmonie gibt und beruhigend wirken kann. Die Farben sollten aber nicht zu dunkel sein, aber auch nicht grell. Setze eher auf eine natürliche Farbgebung, die nicht vom Wesentlichen ablenkt, aber mit der sich alle Teilnehmer wohlfühlen können.

Tipp 6: Um störungsfreies Arbeiten zu gewährleisten, achte auf eine sichere Verkabelung

Natürlich benötigt ein Besprechungsraum auch einen Internet- und Stromanschluss, um ein störungsfreies und unfallfreies Arbeiten zu gewährleisten. Dafür ist eine sichere Verkabelung notwendig, damit niemand darüber stolpern und sich verletzen kann. Um die Kabel entsprechend zu führen, dienen Kabelschläuche und Kabelbrücken. Achte also beim Einrichten unbedingt auf ein sicheres Kabelmanagement in Konferenzräumen, damit Deine Matrosen unfallfrei Schulungen, Besprechungen oder Kundengespräche abhalten können.

Tipp 7: Wähle die richtige Beleuchtung für den Konferenzraum aus

Wenn Du einen guten Besprechungsraum einrichten möchtest, achte bitte auch auf die richtige Beleuchtung. Sie sollte nicht zu dunkel und nicht zu hell sein. Sonst schwindet eventuell die Konzentration der Teilnehmer sehr schnell. Nicht selten kommt es zu Ermüdungserscheinungen bei den Anwesenden, was jedoch oft nicht an den Themen liegt, die besprochen werden. Die Beleuchtung eines Raumes hat immer Einfluss auf den Biorhythmus, besonders, wenn die Besprechungen länger dauern.

Wenn Du nur einen kleinen Meetingraum einrichten willst, kannst Du Tageslichtlampen verwenden, um für natürliche Lichtverhältnisse zu sorgen. Für größere Konferenzräume eignen sich zum Beispiel Pendelleuchten oder LED-Deckenleuchten perfekt. Darüber hinaus sollten in großen Räumen Jalousien und Rollos zur Verfügung stehen, um die Räume abzudunkeln, sobald es notwendig ist.

Tipp 8: Nutze Pflanzen für den Konferenzraum zum Wohlfühlen

Echte Pflanzen sorgen nicht nur im Büro für eine angenehme und natürliche Wohlfühlatmosphäre, sondern auch in Konferenzräumen. Mit ihnen lässt sich das Wohlbefinden und die Kreativität der Konferenzteilnehmer steigern. Außerdem wirken echte Pflanzen beruhigend und stressreduzierend. Und wenn Du für hochwertige Pflanzgefäße mit einer entsprechenden harmonischen Farbgebung sorgst, unterstreichst Du den repräsentativen Stil und die stilvolle Atmosphäre des Raumes. So schenkst du der Einrichtung Deines Konferenzraumes mehr Leben, heißt Gäste willkommen und bis repräsentativer.