Der kleine Besprechungsraum – effektiv eingerichtet für vertrauliche Unterredungen

Meetings, Verhandlungen und Workshops liefern Impulse, die das produktive Schaffen im Büro beflügeln und das Unternehmen auf Kurs bringen. Wichtig ist dafür ein kleiner Besprechungsraum, von dem schlaue Fachkräfte heute mehr erwarten als vier Wände, schlichte Büromöbel und eine zweckmäßige Beleuchtung für trübe Tage. Erbeute dir jetzt ein paar Einrichtungstipps, damit du bei kommunikativen Anlässen mit Volldampf zum Geschäftserfolg segelst.

Bewährte Lösungen für stundenlange Debatten – Besprechungstische mit komfortablen Sesseln

Der großzügige Konferenzsaal verleiht Tagungen und Schulungen einen professionellen Anstrich. Dynamisch angeordnete Kollaborationsflächen fördern die Produktivität bei kurzen Briefings und kreativen Team-Meetings im Arbeitsalltag. Eingestreute Silent Rooms für vier Personen bieten sich an, wenn spontan ein kleiner Gedankenaustausch angebracht ist. Es fehlt nur ein Szenario, das die ausgedehnten Sitzungen mit Geschäftspartnern stilvoll signiert.

In diesem Fall darf im Besprechungsraum die Ausstattung gerne klassisch akzentuiert sein und die Sitzgruppe im Mittelpunkt stehen. Ob man die praktischen Vorzüge einer langen Besprechungstafel oder die vertrauensbildende Harmonie eines runden Tisches bevorzugt, entscheiden der typische Gesprächsverlauf und der Führungsstil.

Wenn es am Wohlbefinden mangelt, verdrängt der Pragmatismus schnell den Ehrgeiz, weil alle Teilnehmenden schnellstmöglich ihre Anker lichten möchten. Komfort ist daher ebenso wichtig wie das Ambiente mit angenehmer Beleuchtung und ansprechender Dekoration, wobei sich stattliche Pflanzen und thematisch passende Wandbilder bewährt haben.

Die Büromöbel sollten hochwertig aussehen, wodurch du nicht zwingend bei einer biederen Gediegenheit stranden musst. Bunt gemischte Stühle für Besprechungsräume lassen das Zimmer so jung und optimistisch erscheinen wie heute vielerorts die Unternehmensphilosophie ist.

Heute mal ganz im Vertrauen und im engsten Kreis – wohnliche Besprechungslounge

Der Stammkunde möchte die Segel für ein Millionenprojekt setzen. Die Abteilungsleiter werden vertrauensvoll in die Firmenflaute eingeweiht, um erste Lösungsansätze zu sammeln. Zum Sondierungsgespräch für die Führungsposition hat sich die begehrte Topmanagerin ein respektables Flair verdient.

Wenn es ans Eingemachte geht, empfängt ein kleiner Besprechungsraum mit exklusiver Privatsphäre die erlesene Runde. Die himmlisch bequemen Design-Sessel, das stilsicher aufeinander abgestimmte Interieur und die warme Farbharmonie lassen vergessen, dass es ums Geschäft geht.

Moderne Besprechungsräume im Stil einer Wohnlounge sind in ihrer Wirkung kaum zu überschätzen, wenn du Wogen glätten oder dicke Fische an Land ziehen möchtest. Praktische Hilfsmittel wie Flipcharts oder Projektionsleinwände haben als transportable Kompaktversionen punktuelle Gastspiele, aber keine Stammplätze in deinem Flaggschiff-Raum für heikle Besprechungen.

So agil wie deine Crew – multifunktionale Besprechungsräume

Morgens eine Abteilungsleitersitzung, mittags eine Schulung mit Gruppenarbeit und abends ein kleiner Sektempfang anlässlich des erzielten Umsatzes: Der fliegende Wechsel zwischen ganz unterschiedlichen Szenarien klappt blendend, obwohl alle Tagesordnungspunkte am selben Ort stattfinden.

Vorausschauend hast du keinen gewöhnlichen Tisch für den Besprechungsraum an Land gezogen, sondern ein dynamisches Ensemble in diversen Größen und Formen. Damit sie sich den verschiedenen Anforderungen problemlos anpassen, lassen sich die Möbel allesamt rollen, stapeln oder justieren. Mit einem Handgriff verwandeln sich beispielsweise klassische Konferenztische in legere Stehtische.

Selbst wenn bei deinem Besprechungsraum die Größe sehr überschaubar ist, wächst er durch das geschickte Einrichtungskonzept und agiles Möbeldesign bei allen Nutzungsformen über sich hinaus. Multitalentierte Besprechungsräume sind nicht nur platzsparend, sondern auch kosteneffizient. Denn bei hoher Auslastung und geringen Leerzeiten kann die Gesamtfläche für das Büro und seine Nebenräume kleiner ausfallen.

Erst die Technik für den Besprechungsraum, dann das Mobiliar!

Stehen häufig endlose Sitzungen an, wünschen sich die Teilnehmenden direkt am Konferenztisch genügend Steckdosen, um ihre Notebooks aufzuladen. Mittlerweile ist es bei hybriden Formaten üblich, einige Personen per Video-Calls virtuell an Bord zu holen, die gleichberechtigt in die Diskussionsrunde integriert werden müssen. Blitzschnelle Datenverbindungen, allseits gut sichtbare Projektionsflächen und diverse Geräte, wofür der Beamer nur ein Beispiel ist, sind selbstverständlich.

Die vielfältigen Besprechungssituationen erfordern unterschiedliche Lichtszenarien, was für ein differenziertes und anpassungsfähiges Konzept bei der Beleuchtung spricht. Grundsätzlich ist es klug, die Anforderungen für die Technik im Besprechungsraum vor deinem Möbelbeutezug zu planen. Sonst erwecken notdürftige Lösungen wie Verlängerungskabel und Tischdecken als Jalousienersatz bei Geschäftspartnern den Eindruck, dein Handelsschiff sei gerade von durchgeknallten Piraten gekapert worden.

Alles an Deck für moderne Meetings

Ein kleiner Besprechungsraum schränkt zwar die Teilnehmerzahl ein, aber niemals die Performance bei Präsentationen. Selbstverständlich haben deine Beschäftigten und Gäste sofort das Gesuchte am Haken, wenn sie

• Moderationsutensilien
• Folienstifte
• Boardmarker
• Flipcharts
• Whiteboards
• Moderationswände

und so weiter benötigen. Das sofort verfügbare Equipment steht deinen Plänen, einen eleganten Besprechungsraum einzurichten, in keiner Weise im Weg. Vielmehr unterstützt es die Funktionalität und Ästhetik des Raums. Eine rollbare Theke mit rückseitigem Stauraum für Nützliches dient dabei nicht nur als Buffet-Tisch, sondern auch als Info-Point oder Rednerpult. Boards fürs Brainstorming klammern sich nicht mehr ans spröde Weiß, sondern bereichern gern die Wandgestaltung – etwa mit charmanter Holzoptik oder elegantem Edelmetall-Look. Ähnlich stilbewusst präsentieren sich mobile Moderationstafeln für moderne Besprechungsräume.

Mit Teamgeist zur optimalen Ausstattung

Ein kleiner Besprechungsraum muss genauso überzeugen wie ein riesiger Konferenzsaal, obwohl die Quadratmeter knapp sind. Es ist viel Planungsgeschick gefragt, um die Büromöbel, technische Infrastruktur und die Präsentationsmittel sinnvoll auszuwählen und aufeinander abzustimmen. Konkretisiere beim Brainstorming mit Vertretern aus allen Abteilungen die geplante Raumnutzung und benötigte Raumausstattung. Danach kannst du gezielter den Besprechungsraum einrichten. Auch bei solchen Projekttreffen werden gerne Aspekte vergessen, die nicht ins Auge springen – zum Beispiel die Akustik.

Denke daran, mit Bodenbelägen, Wandpaneelen, Polstermöbeln und ähnlichen Maßnahmen den Schall auszubremsen und eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Wenn sehr Vertrauliches besprochen wird und die Privatsphäre garantiert sein muss, benötigt der Raum schalldichte Türen, Fenster und Wände.